Cuando empiezas a trabajar por cuenta propia, es bastante habitual buscar una solución sencilla para hacer tus primeras facturas.
Algunos recurren a una hoja de Excel, otros descargan una plantilla de Internet y hay quien prefiere utilizar directamente un programa de facturación como TS Facturas.
Las tres opciones pueden parecer válidas al principio, pero no ofrecen las mismas posibilidades ni responden de igual manera cuando el negocio empieza a tener más movimiento.
La elección depende de cuánto facturas, cómo organizas tus documentos y qué obligaciones tienes que cumplir. Lo que hoy te permite salir del paso puede convertirse dentro de unos meses en una tarea que te quite más tiempo del necesario.
Facturar con Excel: práctico para empezar, limitado para gestionar
Excel es una herramienta conocida y bastante flexible. Permite crear una tabla con los datos de todos tus clientes, añadir conceptos, calcular impuestos y guardar cada factura en tu ordenador.
Para alguien que emite muy pocos documentos, puede parecer suficiente. El inconveniente pasa por que prácticamente todo depende de quien prepara la hoja, ya que tiene que introducir los datos, revisar las fórmulas, controlar la numeración y guardar correctamente cada archivo.
Un error en una celda puede alterar un cálculo y, si trabajas con varias versiones del mismo documento, también puedes acabar utilizando información errónea y desactualizada.
Además, Excel no está diseñado específicamente para cumplir los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación.
Las plantillas: una solución sencilla, pero con trabajo manual
Las plantillas de facturas tienen una ventaja evidente, y es que no necesitas diseñar el documento desde cero. Descargas un modelo, rellenas los campos y lo guardas en PDF para enviarlo al cliente.
Se trata de una opción cómoda para preparar facturas puntuales, aunque tiene sus limitaciones. Cada documento requiere introducir los datos manualmente y llevar un control independiente de los anteriores.
Cuando empiezas a trabajar con clientes habituales, emitir varias facturas al mes o gestionar facturas rectificativas, así como mantener todo ese orden, puede resultar bastante pesado. También tendrás que estar pendiente de los cambios normativos y de que el sistema que utilizas siga siendo válido.
Un programa de facturación: cuando necesitas algo más que emitir documentos
Un software específico permite reunir en un mismo espacio tareas que con Excel o una plantilla tienes que resolver por separado.
Por ejemplo, puedes guardar los datos de tus clientes y recuperarlos cuando necesites emitir una factura, controlar los documentos pendientes de cobro o consultar los ingresos de un periodo determinado.
También resulta interesante para quienes trabajan con una gestoría. En lugar de enviar continuamente archivos por correo electrónico, algunas plataformas permiten compartir la información y facilitar el trabajo de todas las partes.
TS facturas es una alternativa dirigida a autónomos y pequeñas empresas que necesitan gestionar sus facturas desde Internet sin tener que aprender a manejar un sistema complicado.
¿Qué herramienta encaja mejor con tu forma de trabajar?
La elección depende, sobre todo, de cuántas facturas haces y de cómo llevas la gestión diaria:
- Si facturas de vez en cuando, una plantilla puede ser suficiente. Solo tendrás que revisar que los datos sean correctos y guardar cada documento.
- Si trabajas con varios clientes, empezar a acumular facturas, controlar los números, los pagos pendientes y los datos de cada cliente, puede llevarte bastante tiempo.
- Si tu negocio está creciendo, contar con un programa de facturación te ayudará a tener los documentos localizados y evitar parte del trabajo manual.
- Si colaboras con una gestoría, busca una opción que te permita compartir las facturas y la información contable sin tener que enviar archivos uno por uno.
No elijas pensando solo en las facturas de hoy
Una plantilla puede resolver una necesidad puntual y Excel puede seguir siendo útil para controlar determinados datos. Pero si cada mes dedicas tiempo a revisar numeraciones, localizar documentos o preparar archivos para tu gestoría, quizá haya llegado el momento de cambiar de sistema.
TS Facturas permite gestionar la facturación online y mantener la documentación organizada en un mismo entorno. Para un autónomo o una pyme, disponer de esa información sin depender de varias hojas de cálculo y carpetas puede hacer que las tareas administrativas resulten mucho más llevaderas.
Al final, la mejor herramienta no es necesariamente la que tiene más funciones, sino la que te permite llevar las cuentas de tu negocio sin convertir cada factura en una tarea pendiente.
