La Junta de Extremadura acaba de dar un importante paso en su objetivo de reducir los tiempos de respuesta al ciudadano con la puesta en marcha de la nueva Plataforma de Hiperautomatización e Inteligencia Artificial, que permite el desarrollo de herramientas que simplifican los procedimientos ahorrando hasta un 95% el tiempo de tramitación de expedientes.
Este es el caso de Patrimonia, el agente del área de Patrimonio Cultural, capaz de reducir a menos de 5 minutos trámites que hasta ahora requerían semanas de trabajo para los técnicos de la consejería Cultura y de espera para los administrados.
Esta nueva herramienta es un caso práctico planteado este jueves en la presentación de la nueva plataforma, que es una solución en la nube contratada por valor de 8 millones de euros con una duración inicial de tres años, prorrogable hasta cinco, que permitirá "ordenar información, detectar retrasos, clasificar documentación, preparar borradores, realizar comprobaciones repetitivas, generar avisos y facilitar que los sistemas se comuniquen entre sí".
Así lo ha indicado el consejero de Economía, Empleo y Transformación Digital, Guillermo Santamaría, acompañado por el consejero de Cultura, Turismo y Deportes, Laureano León, junto a responsables y técnicos de ambos departamentos, en la que asimismo se ha dado cuenta de los avances en la simplificación administrativa en los tres últimos años.
Un proceso que además tendrá continuidad con la futura Ley de Simplificación Inteligente de Extremadura, que ya cuenta con un borrador que se presentará a la sociedad para iniciar un proceso de escucha que el Ejecutivo regional quiere tener finalizado antes de que concluya 2026, para posteriormente iniciar su tramitación parlamentaria y aprobación a lo largo de la presente legislatura.
Una ley que establezca que la Administración "debe pedir una sola vez los datos, que debe consultar por sí misma toda la información que ya está disponible, que debe utilizar lenguaje claro, que debe reducir documentos, que debe medir tiempos y cargas y que debe usar declaraciones responsables o comunicaciones cuando la normativa y el riesgo lo permitan", ha avanzado Santamaría.
PROYECTO PIONERO
Los datos de Patrimonia, el agente de Patrimonio Cultural, hablan por sí solos: un 95% de reducción del tiempo de tramitación de un expediente; elaboración automática del 60-70% del informe; reducción del 80%-90% del esfuerzo de recopilación de datos; que se traducen en un incremento de entre el 20 y el 30 por ciento del número de expedientes impactados a la semana.
El modelo, que ha sido entrenado mediante el volcado de los expedientes de los últimos años, es capaz de reducir el tiempo de tramitación de un expediente para el que se necesitaban hasta tres semanas de trabajo, a menos de 5 minutos.
"La Dirección General de Patrimonio ha pasado de tener métodos de los años 90 a tener un método del año 2030, a generar un preinforme y antes incluso de visitar o de ir al terreno", ha señalado el titular de Transformación Digital, quien ha resaltado el carácter transversal aplicado en esta materia al conjunto de la administración regional.
Esta tecnología no está pensada "para sustituir a las personas", sino que permitirá a la Junta "simplificar más rápido, conectar información que hoy está dispersa, automatizar tareas repetitivas y ayudar a los empleados públicos a dedicar más tiempo a aquello que realmente aporta valor como es atender, analizar, decidir y resolver". "La inteligencia artificial no sustituye el conocimiento de los empleados públicos. Lo que hace es potenciarlo", ha remarcado Santamaría.
En esta misma línea, el consejero de Cultura, ha abundado en que todo esto "tiene un impacto directo: más agilidad administrativa, menos esperas, más seguridad jurídica y menos incertidumbre para los ciudadanos, empresas y promotores".
A modo de ejemplo, ha argumentado que cuando un empresario o un promotor quiere realizar una inversión o quiere desarrollar un proyecto empresarial "choca" con la posibiidad de que "esté afectado por la carta arqueológica porque pudiera haber restos".
Esto ocurre en casi 4.000 expedientes que gestiona cada año la Dirección General de Patrimonio, y que ahora van a contar con un "preinforme de forma inmediata donde se determinan los restos, se determinan los valores, las afecciones que pudiera tener el terreno para el futuro proyecto", ha apuntado León.
OBJETIVO, 350.000 EXPEDIENTES AL AÑO
La Junta se marca como objetivo que la nueva plataforma de hiperautomatización supere la gestión de 250.000 expedientes en el conjunto de la Administración autonómica durante su primer año de funcionamiento, de modo que una vez que el modelo se consolide pueda incluso superar los 350.000.
El consejero de Economía, Empleo y Transformación Digital ha subrayado que no se parte de cero en esta tarea, puesto que en los tres últimos años se han revisado procedimientos, eliminado datos y documentos innecesarios, mejorado formularios, conectado sistemas y automatizado tareas que antes se realizaban manualmente.
Un proceso que ha sido reconocido por el Gobierno central a través del Informe de Madurez Digital de las comunidades autónomas, el conocido como informe CAE, donde Extremadura ha pasado de tener el 45% de sus trámites disponibles de manera electrónica al 91%, superando la media europea que está en el 88%, en tan solo dos años y medio aproximadamente.
Así, se han simplificado casi 500 trámites y se ha pasado de tener 100 a 751 accesibles por vía electrónica. Asimismo, se han realizado cerca de 40.000 consultas automáticas a otras administraciones para evitar pedirle a los extremeños documentos que ya existen.
MENOS PAPELES, MENOS DESPLAZAMIENTOS
Y se han automatizado trámites que afectan a cerca de 75.000 solicitudes, resoluciones o tareas internas. Todo ello, ha remarcado, tiene un impacto sobre los ciudadanos, pues se han reducido de media un 41% los datos solicitados, un 50% los documentos exigidos, un 42% los tiempos de tramitación y un 47% el esfuerzo interno de gestión.
"Estos datos significan menos papeles, menos desplazamientos, menos esperas y menos tareas manuales", ha señalado Santamaría, que añade que se traduce en beneficios directos para los ciudadanos". A modo de ejemplo, se ha referido a las ayudas a la natalidad, que se ha pasado de pedir 228 datos a 102; de tener que entregar seis documentos a entregar uno; y de 345 minutos de tramitación a 98.
En las ayudas al empleo autónomo, con cerca de 7.000 solicitudes al año, se ha pasado de solicitar 72 datos a 31; y de 10 minutos de presentación a un minuto y medio.
Esta transformación, ha redundado, está llegando también a las oposiciones, pues entre los años 2024 y 2026 se han lanzado 167 convocatorias con más de 55.000 solicitudes gestionadas íntegramente online.
Así, ha explicado que antes un aspirante tenía que rellenar una solicitud en papel, desplazarse al banco para pagar la tasa, presentar el justificante y esperar a que la Administración mecanizara manualmente toda esa información.
Pero ahora "puede presentar la solicitud y realizar el pago a través de una misma experiencia digital, eliminando papel, desplazamientos, justificantes físicos y una parte muy importante de las tareas manuales posteriores".
También se beneficia el ciudadano que paga una tasa o un tributo, que antes "tenía que ir al banco o a una oficina para pagar una tasa; ahora se paga por internet en cualquier momento, incluso con el móvil por Bizum", ha señalado el consejero, quien ha destacado que los pagos electrónicos se han multiplicado por más de cuatro entre 2023 y 2025 y el pago por la citada plataforma de pago móvil "ha pasado de ser testimonial a superar las 50.000 operaciones al año".
